Mail merge membantu kita untuk
membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang
berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila
penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
- Dokumen Master,
dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source,
yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
- Lebih mudah mengontrol dan
menambah data baru.
- Lebih mudah membaca data yang ditampilkan
di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan
seperti salah pengejaan dan sebagainya.
- Juga mempermudah menyalin data
source pada dokumen Excel ke lembar kerja
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Langkah-langkah
membuat mail merge adalah sebagai berikut:
Tahap I
Membuat Data Source
- Buat
data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaData
Surat.
nama
|
Alamat
|
|
1
|
Teguh
|
Garut
|
2
|
Ambar
|
Mjalengka
|
3
|
deni
|
sumedang
|
Tahap
II Membuat Dokumen Master
2.
Buat dokumen master surat
di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama MasterSurat.
beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan di tutup Karen akan di lanjut ke langkah berikut :
Menggabungkan data source dengan dokumen master.
Tahap
III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
- Selanjutnya kita akan memilih data
source.
- Pada Mailings tab,
grup Start Mail Merge,
klik Select Recipients.
- Pilih Use Existing List, dan cari
lokasi dokumen (Data Surat)
pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk
menampilkan kotak dialog Select Table.
- Pada kotak dialog Select Table, klik lembar
kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang.
Kemudian klik OK.
- Sekarang kita akan menempatkan
data pada masing-masing tempatnya.
- Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write
& Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
- Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang
tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini :
Data di
tampilkan dalam kurung siku <<data field>>
Tips:
- Di sini kita dapat mengatur format
surat, seperti memberi cetak tebal padaNama dan
sebagainya.
- Bila hanya data tertentu saja yang
ingin dipilih, lakukan cara berikut:
- Pada Mailings tab,
grup Start
Mail Merge, klik Edit Recipient List.
- Di kotak dialog Mail Merge Recipients,
kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
- Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah
untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
- Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
- Print Documents,
untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan: - All untuk
mencetak semua surat.
- Current record untuk
mencetak surat pada halaman yang aktif.
- Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
4.
Edit
Individual Documents, untuk menyimpan hasil
penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
http://ketikankomputer.blogspot.com/2011/11/cara-membuat-mail-merge-di-ms-word-2007.htmlPilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar