Mail mergemembantu kita untuk
membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang
berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila
penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuatsertifikat,label, danamplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
Dokumen Master,
dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
Data Source,
yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan
sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
Lebih mudah mengontrol dan
menambah data baru.
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan
di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan
seperti salah pengejaan dan sebagainya.
Juga mempermudah menyalin data
source pada dokumen Excel ke lembar kerja
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang
sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan
menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Langkah-langkah
membuat mail merge adalah sebagai berikut:
Tahap I
Membuat Data Source
Buat
data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaData
Surat.
nama
Alamat
1
Teguh
Garut
2
Ambar
Mjalengka
3
deni
sumedang
Tahap
II Membuat Dokumen Master
2.Buat dokumen master surat
di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaMasterSurat.
beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan di tutup Karen akan di lanjut ke langkah berikut :
Menggabungkan data source dengan dokumen master.
Tahap
III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3.PadaMailingstab, grupStart Mail Merge, klikStart Mail Merge.
Selanjutnya kita akan memilih data
source.
PadaMailingstab,
grupStart Mail Merge,
klikSelect Recipients.
PilihUse Existing List, dan cari
lokasi dokumen (Data Surat)
pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klikOpenuntuk
menampilkan kotak dialogSelect Table.
Pada kotak dialogSelect Table, klik lembar
kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotakFirst row of data contains column headersdicentang.
Kemudian klikOK.
Sekarang kita akan menempatkan
data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisanKepada Yth., kemudian padaMailingstab, grup Write
& Insert Fields, klikInsert Merge Fielddan pilihNama.
Lakukan juga hal yang sama padaAlamatdan sekarang
tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini :
Data di
tampilkan dalam kurung siku <<data field>>
Tips:
Di sini kita dapat mengatur format
surat, seperti memberi cetak tebal padaNamadan
sebagainya.
Bila hanya data tertentu saja yang
ingin dipilih, lakukan cara berikut:
PadaMailingstab,
grupStart
Mail Merge, klikEdit Recipient List.
Di kotak dialogMail Merge Recipients,
kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
Bila ada penambahan data baru di
Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data
yang baru akan ditampilkan di daftar
melihat hasil penggabungan, klik tombolPreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah
untuk berpindah antar data. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombolPreviewResultsdan
lakukan perubahan yang diinginkan.
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
Print Documents,
untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
Alluntuk
mencetak semua surat.
Current recorduntuk
mencetak surat pada halaman yang aktif.
Isi nomor urut data pada kotakFromdanTo,
untuk mencetak surat yang dipilih saja.
4.Edit
Individual Documents, untuk menyimpan hasil
penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All,Current recorddan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan
dokumen baru tersebut.
Dalam mengetik suatu naskah, baik
itu naskah laporan, skripsi, buku, proposal, dll, naskah disusun dalam beberapa
paragraph. Paragraf tersebut ditandai dengan alinea yang menjorok ke dalam dan
diketik pada baris baru. Pada beberapa keadaan, setiap paragraph tersebut
diberi jarak sehingga memudahkan pembaca untuk membaca dan memahami isi dari
naskah tersebut.
Jarak antar paragraph tersebut bisa
diatur dengan satuan pt. Untuk memberi jarak antar paragraph, dapat anda ikuti
langkah-langkah berikut ini :
Ketikkan
seluruh naskah yang akan anda buat.
Setelah
anda atur spasinya ( untuk mengatur spasi dapat dibuka pada halaman disini
), seleksi atau blok naskah yang telah anda
ketik. Langkah ini jika anda telah mengetik naskah terlebih dahulu atau
sudah mempunyai naskah yang telah tersimpan di computer dan akan diatur
jarak antar paragraphnya, jika tidak ikuti langkah no 3 kemudian baru
mengetik naskahnya.
Pada
ribbon Page Layout, group menu Paragraph, pilih salah satu
pengaturan pada spacing, yaitu before dan after.
Pengaturan spacing before berarti jarak diberikan sebelum paragraph
dan spacing after berarti jarak diberikan setelah paragraph.
Ubah
angka 0 pt pada pilihan spacing before atau spacing after dengan klik
tanda panah keatas dan kebawah disamping angka 0 pt (6, 12, 16, 24, ….).
atau bisa langsung anda ubah secara manual dengan mengetik angka yang anda
kehendaki.
Maka
sekarang paragraph satu dengan paragraph yang lain telah ada jaraknya.